Az ellátás igénybevétele önkéntes, az ellátást igénylő, illetve törvényes képviselője kérelmére, indítványára történik.
A kérelmeket az ellátást biztosító intézmény vezetőjéhez való beérkezése napján nyilvántartásba veszik és a beérkezések sorrendjében döntenek az igénylők elhelyezéséről.
Az előgondozás során az intézményvezető vagy az erre kijelölt személy tájékozódik az ellátást igénybevevő szociális helyzetéről, egészségi állapotáról, életkörülményeiről, hogy megfelelően személyre szabottan kaphasson majd gondozást. Valamint fel is készíti az ellátás igénybe vevőt az intézményi elhelyezésre. Az előgondozást követően tájékoztatják a gondozottat vagy a képviselőjét a férőhely elfoglalásának kezdő időpontjáról, valamint még néhány fontosabb információról az intézményi elhelyezéssel kapcsolatban. Ha üresedés van, az intézményvezető azonnal intézkedik az ellátott értesítéséről. A felvételt követően komplex szükségletfelmérés történik.